Privatlivspolitik for Indkildes behandling af personoplysninger

Privatlivspolitik

Databeskyttelse har høj prioritet hos Indkilde Auto A/S (herefter kaldet Indkilde). Vi har derfor udarbejdet en politik for, hvordan vi behandler dine personoplysninger. I denne privatlivspolitik beskriver vi blandt andet hvilke persondata vi indsamler, og hvad vi bruger dem til.

Den juridiske enhed, hvor vi indsamler, behandler og beskytter dine data er:

Indkilde Auto A/S

Hobrovej 325

9200 Aalborg SV

CVR: 37887315

Telefon: 96 34 90 00

E-mail: [email protected]

Formål og typer af oplysninger

Indkilde behandler dine oplysninger for at kunne udføre følgende opgaver:

• Køb/salg af biler og leasing af biler
• Prøvekørsel af biler
• Udlejning af biler
• Service og andre værkstedsydelser
• Salg af reservedele og tilbehør
• Opfylde reklamations- og garantiforpligtigelser
• Påmindelse om tid til serviceeftersyn og værkstedsaftaler
• Servicemeddelelser
• Markedsføring af vores ydelser som beskrevet i samtykketeksten, hvis du har givet samtykke.
• Generelle formål som eksempelvis overholdelse af gældende lovgivning, krav fra SKAT, administration af vores kundeaftaler, statistik og forretningsudvikling.

Indkilde indsamler oplysningerne hos dig og via offentligt tilgængelige kilder som motorregistreret og cpr-registret. Alt efter hvilket type arbejde, som vi udfører for dig, behandler vi følgende kategorier af oplysninger:

Værkstedsbesøg:

• Dit navn og adresse
• Telefonnummer og mail
• Bilens registreringsnummer og øvrige stamdata
• Oplysninger om dine køb af virksomhedens varer og ydelser, tilbud og data om de køretøjer du ejer eller bruger

Køb af bil:

• Dit navn og adresse
• Telefonnummer og mail
• CPR Persondata til brug for bilens registrering
• Bilens registreringsnummer og øvrige stamdata
• Oplysninger om dine køb af virksomhedens varer og ydelser, tilbud og data om de køretøjer du ejer eller bruger. 
• Herudover ved evt. finansiering og leasing igennem en af vores finansieringspartnere, skal vi indhente f.eks. årsopgørelse, lønsedler og andre finansielle informationer– til brug for finansieringsselskabets kreditvurdering.

Ved kørsel i en af vores biler - Prøvekørsel og Lejebil:

• Navn og adresse
• Telefonnummer og mail
• Personnummer og kopi af kørekort, som opbevares i henhold til gældende lovgivning.

Kilder

Persondata indsamles direkte fra dig, dine it-enheder som smartphone, tablet eller computer, fra bilen og de transaktioner, som du gennemfører hos Indkilde samt fra forsikringsselskaber og finansieringsinstitutter.

På vores hjemmesider indkilde.dk og ford-indkilde.dk og på vores App indsamler vi persondata, når du selv giver det til os. Eksempelvis når du booker et service til din bil eller bestiller en prøvetur. Ved at benytte vores digitale platforme accepterer du, at vi indsamler fuldstændigt anonymiserede data om dig.

Online booking af værkstedstider:

Når du bruger vores online booking til service og værksted, spørger vi om en række oplysninger, så vi kan give dig den bedste service. Vi spørger om følgende informationer ved kundeoprettelse og brug af værkstedsbooking:

• Dit navn og adresse
• Din bils registreringsnummer og information om kilometertal
• Din e-mail og telefonnummer

Disse oplysninger bruges til at gøre det muligt at forespørge på booking i vores værksteds arbejdskalender. Vi benytter også din adresse og kontaktoplysninger til at kontakte dig, hvis der er aflysninger eller anden information, der er vigtig for dig at vide i forbindelse med bookingen.

Brug af kontaktformularer:

På ford-indkilde.dk kan du benytte dig af vores kontaktformularer. Her beder vi om følgende informationer:

• Dit navn
• E-mail og telefonnummer

Når du sender dine informationer til os, modtager vi dem i et sikkert system til videre behandling. Herved giver du Indkilde lov til at kontakte dig via disse informationer, eksempelvis med henblik på booking af prøvetur.

Cookies:

Vores digitale platforme anvender ”cookies”, der er tekstfiler, som gemmes på din computer, mobil eller tilsvarende med det formål at genkende den, huske indstillinger, udføre statistik og målrette annoncer.

Vi anvender ikke cookies til at indsamle personligt identificerbare oplysninger.

Data om din brug af website, hvilke annoncer du modtager og evt. klikker på, geografisk placering m.v. overføres til tredjepartsystemer i det omfang oplysningerne er kendt. Oplysningerne anvendes til målretning af annoncering.

Du kan altid afvise cookies ved at ændre indstillingerne i din browser. Hvor du finder indstillingerne, afhænger af hvilken browser du anvender. Hvis du sletter eller blokerer cookies, vil annoncer kunne blive mindre relevante for dig og optræde hyppigere. Du vil desuden risikere, at websitet ikke fungerer optimalt, samt at der er indhold, du ikke kan få adgang til.

Obligatoriske data og samtykke

Når indsamlingen og behandlingen af personoplysninger sker i forbindelse med salg/køb af biler, leasingaftaler eller servicering/værkstedsbesøg er det obligatorisk for Indkilde at indsamle oplysningerne for at kunne indgå og opfylde kontrakten. Konsekvenserne af ikke at give oplysningerne er, at det ikke er muligt at indgå eller gennemføre aftalen.

Ved tilfredshedsundersøgelser og lignende bestemmer du selv, om du vil afgive personoplysninger. Hvis du ikke gør det, kan Indkilde desværre ikke følge op på din evaluering over for dig.

Når du giver dit samtykke til Indkilde, har vi mulighed for at sende dig diverse servicemeddelelser og markedsføringsmateriale vedrørende services, biler, tilbehør, fordele og gode tilbud til din bil generelt. 

Samtykket kan afgives i vores forretning eller på indkilde.dk/Samtykke. Her kan du også kalde dit samtykke tilbage.  Har vi ikke dit samtykke, kan vi ikke kontakte dig omkring vigtige serviceindkaldelser og information, der kan have indvirkning på din bils garanti og vedligeholdelse.

Videregivelse af personoplysninger til tredjeparter

Indkilde er ansvarlige for, at de personoplysninger, som vi har modtaget fra dig, bliver opbevaret forsvarligt. 

Vi benytter tredjeparter til opbevaring og behandling af data. Disse behandler udelukkende oplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til andre formål.

Indkilde overfører ikke data til tredjelande udenfor EU.

Indkilde har interne IT-systemer, som vi benytter til behandling af kundedata. Disse systemer opdateres løbende og er bedst muligt skærmet for hacking og indtrængen udefra. 

Indkilde deler informationer med Ford Motor Company, Danmark, så de kan informere dig om vigtige kampagner på din bil m.m.

Ford Motor Company kan overføre dine personoplysninger til følgende lande uden for EU/EØS: USA. Dette vil ske på grundlag af følgende overførselsgrundlag: Landet er ikke af Kommissionen vurderet, som et land, der sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau af personoplysninger. Ford Motor Company vil derfor sikre, at der er fornødne garantier ved brug af Kommissionens standardkontrakter, som publiceret af Kommissionen eller ved andre kontrakter godkendt af kompetente myndigheder. Du har mulighed for at få en kopi af denne kontrakt/aftale ved at kontakte Ford Motor Company på [email protected]

Tracking af udlejningsbiler, værkstedsbiler og demonstrationsbiler m.fl.

Hvis du lejer, låner eller på anden måde overlades en af virksomhedens køretøjer til afprøvning eller brug, skal du være opmærksom på, at der i køretøjet kan være monteret et tracking-system, som indsamler oplysninger om anvendelsen af køretøjet. Derudover er der fra fabrikken i Ford-køretøjer monteret et modem, som er aktiveret. Oplysninger om køretøjet og dets anvendelse kan henføres til de oplysninger, vi har indsamlet og behandler om dig.

Vi indsamler følgende oplysninger om køretøjet og dets anvendelse:

• Køretøjets placering: kan anvendes til at bestemme køretøjets kørselsretning, hastighed, eventuelle anvendte opladningssteder (hvis relevant).
• Kørselsdata: Hvordan køretøjet betjenes og anvendes (såsom hastighed, brug af accelerator, bremser, sikkerhedsseler osv.). 
• Køretøjsdata: Køretøjets status, ydeevne og diagnostik (herunder kilometertæller, dæktryk, brændstof- og væskeniveauer, batteri, dørlås, advarselsindikatorer, advarsler osv.).
• Opladningsdata: Hvordan og hvornår batteriet oplades, herunder hastighed og varighed (hvis relevant)
• Tilsluttede stemmedata: Stemmekommandoer, når du aktiverer stemmegenkendelsessystemet i bilen.
• Omgivelsesdata: Vejrforhold, trafikforhold, vejoverfladeforhold, trafikskilte og andre omgivelser indsamlet, når køretøjet køres.
• Rute- og destinationsoplysninger: Herunder anmodninger om søgning efter adresse eller interessepunkt, når du bruger navigationsfunktioner. 

Vi bruger de oplysninger, vi indsamler gennem tracking-systemet og modem om dig og anvendelsen af køretøjet til følgende formål:

• Historik over kørte ture med tid og km
• Flådestyring og håndtering af biludlejning, herunder fakturering
• Service og vedligeholdelse af køretøjet
• For at yde support og besvare forespørgsler
• Produktkvalitet og udvikling: For at verificere, at en funktion eller tjeneste opfylder sit tilsigtede formål, herunder prognoser, samt at forske i og udvikle nye produkter og tjenester.
• Vurdere og forbedre kvaliteten af de tjenester, der leveres til dig af os. Vi bruger disse oplysninger til at forstå og forbedre kundeoplevelsen.
• Udvikle markedsføringsstrategier 
• Komme med anbefalinger og personalisere din oplevelse: vi analyserer, lærer af og bruger oplysninger om din anvendelse af køretøjet, herunder kørselsdata (såsom hastighed og bremsning) og køretøjets placering, til at komme med anbefalinger og levere personlige oplevelser, der er centreret omkring dig og andre kunder.
• Overholde vores juridiske og lovgivningsmæssige forpligtelser, reagere på juridiske processer eller anmodninger om oplysninger fra offentlige myndigheder eller andre tredjeparter og forhindre og afsløre kriminelle handlinger og bedrageri eller beskytte dine, vores eller andres rettigheder.

Vi kan dele de personoplysninger, vi modtager gennem tracking-systemet og modem:

• Ford Motor Company, deres tilknyttede selskaber samt autoriserede Ford-forhandlere
• Med virksomheder eller andre organisationer, som vi har indgået aftale med om at stille tjenester til rådighed på vores vegne, så som tracking-teknologi, hosting og informationsteknologi
• Med professionelle rådgivere 
• Med en retshåndhævende myndighed, domstol, tilsynsmyndighed eller tredjepart, hvis vi mener, dette er nødvendigt for at overholde en juridisk eller lovgivningsmæssig forpligtelse, eller i øvrigt for at beskytte vores rettigheder, en tredjeparts eller individers personlige sikkerhed, eller for at registrere, forhindre eller på anden måde adressere bedrageri, sikkerhed eller sikkerhedsmæssige anliggender
• Hvor det er nødvendigt for at levere tjenesten, kan vi også dele data med leverandøren af tracking-systemet.

Hver modtager af personoplysninger vil anvende disse oplysninger i overensstemmelse med deres politik om beskyttelse af personoplysninger.

Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger ved kørsel i vores biler:

Vi opbevarer kun dine oplysninger i identificerbar form så længe, som det er nødvendigt for de i denne politik fremsatte formål. Generelt betyder det, at vi opbevarer dataene i så lang tid, som et af følgende er gældende:

• Dine oplysninger er påkrævet for at stille et køretøj til rådighed for dig; 
• Dine oplysninger på rimelig vis er påkrævet for at tilfredsstille formålet, hvortil vi indsamlede oplysningerne;
• Dine oplysninger på rimelig vis er påkrævet for at beskytte og forsvare vores rettigheder eller ejendom eller
• Vi på anden måde er påkrævet at opbevare dine oplysninger efter gældende lovgivning.

Opbevaringsperiode generelt

Til brug for opfyldelse af kontrakter og tiltag forud derfor opbevares personoplysninger i det tidsrum, det er nødvendigt og tilladt. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Personoplysninger slettes derefter, når de ikke længere er nødvendige og påkrævet i henhold til gældende lovgivning, retskrav, dokumentationskrav fra SKAT o.l.

Dine rettigheder

Du har efter lovgivningen en række rettigheder i forhold til behandlingen af dine personoplysninger, herunder visse rettigheder, retten til indsigt i personoplysninger, retten til at få ændret ukorrekte oplysninger, retten til at få slettet oplysninger, retten til at få begrænset oplysninger, retten til dataportabilitet, retten til at gøre indsigelse mod behandlingen og videregivelse af personoplysningerne, og til at gøre indsigelse mod automatiseret, individuel beslutningstagning. Indkilde fortsætter ikke med at anvende dine personlige oplysninger, medmindre der er en saglig årsag til deres anvendelse, som tilsidesætter dine ønsker og rettigheder og/eller på baggrund af gældende lovgivning eller krav fra SKAT. 

Hvis du mener, at Indkilde skulle behandle dine personlige oplysninger på en ukorrekt måde, kan du kontakte os på [email protected] Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet.

Kontakt

Ved eventuelle spørgsmål i forbindelse med persondata, indsigt eller rettelse af data til ny mailadresse o.l. kan du skrive til: [email protected].

Kontakt os